Description
Initier les demand’achats après collecte des besoins exprimés par les prescripteurs / utilisateurs et par typologie d’achats
Gérer les acquisitions, en lien avec les services bénéficiaires, les services prescripteurs, les services achat et les services finance.
Aider les services bénéficiaires à exprimer leurs besoins
Collecter et regrouper les expressions de besoins.
Vérifier l’existence de supports contractuels mutualisés pour les besoins exprimés et orienter l’utilisateur final en fonction des politiques de consommation définies (système d’information achats, autres outils centralisant les marchés actifs…)
Identifier la modalité optimale d’approvisionnement (consommations sur stocks, supports contractuels existants, nouveaux marchés…)
S’assurer de la soutenabilité budgétaire de l’achat et du respect des politiques de consommation définies
Procéder aux demand’achats dans les systèmes d’informations budgétaire et comptable (système d’information achats)
Saisir et mettre à jour les marchés dans les systèmes d’information achats et budgétaires et gérer les bases articles associées (pièces financières…)
Assurer le rôle d’interface entre services prescripteurs, acheteurs et financiers.
Constater le service fait et vérifier, auprès des services bénéficiaires/utilisateurs, la réception dans les délais, la qualité et la quantité, définis dans la commande, des biens et service, le saisir dans le système d’informations budgétaire et comptable de l’entité publique concernée
Suivre l’exécution des contrats-marchés (consommations, litiges, pénalités…) en relation avec les prescripteurs/ utilisateurs et avec l’acheteur.
Gérer la relation fournisseur de 1er niveau sur son périmètre de compétences
Communiquer avec l’acheteur sur l’exécution du marché
Alerter, signaler, rapporter les incidents d’approvisionnement aux parties prenantes (acheteur, bénéficiaires/utilisateurs, prescripteurs, budgétaires, services de facturation…)
Signaler à l’acheteur et/ou au Contrat de Contrôleur de gestion toute dissidence d’achats émanant des services bénéficiaires/utilisateurs
Mettre en œuvre des solutions de 1er niveau en cas de difficultés
Participe à l’établissement du plan prévisionnel des besoins avec les autres parties prenantes
Renseigner les tableaux de bord de suivi des consommations et incidents en vue de résoudre les difficultés courantes d’approvisionnement et contribuer au bilan de l’exécution des marchés
Gérer le cas échéant les inventaires (tangibles, intangibles, seuils, plafonds, politique de consommation…)
Contribuer à l’amélioration de l’exécution des marchés en participant aux réunions de bilans marchés
