Contrat d’archivage

Description

OBJET DU CONTRAT D’ARCHIVAGE

Modèle de Contrat d’archivage à télécharger accompagné de sa notice explicative sur l’archivage électronique.

Ce contrat est conclu entre un Déposant (“Client”) et le Prestataire d’un service d’archivage électronique aux fins de stockage et d’indexation de documents.

L’archivage électronique met en œuvre un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes pour conserver à moyen ou long terme des informations sous format électronique dans le but de les exploiter.  Les documents sont archivés électroniquement par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. Ce contrat stipule toutes les clauses sensibles inhérentes à l’archivage électronique et notamment celles relatives à la sécurité du dépôt, à la confidentialité des données, à la durée de conservation, à la redevance d’archivage, à la procédure de gestion des données et d’accès, à la charte qualité, au respect des données personnelles. Le modèle proposé est accompagné d’une notice explicative.

CONTRAT D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE SECURISE

L’archivage électronique peut être simple ou sécurisé, privé ou public. L’archivage électronique est dit sécurisé lorsque le document électronique archivé répond aux conditions de preuve posées par l’article 1367 du Code civil : la signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur.

Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret

L’archivage électronique public s’applique aux archives mises en oeuvre par l’État et les personnes publiques ou les personnes privées chargées d’une mission de service public. A contrario tout ce qui ne relève pas des archives publiques relève des archives privées (archivage mis en place par les entreprises etc.).

 

PROBLEMATIQUES DU CONTRAT D’ARCHIVAGE

Les problématiques juridiques liées à l’archivage électroniques sont multiples : acte de reproduction ou numérisation qui peut être une contrefaçon d’un droit de propriété intellectuelle, conservation de documents probants par l’usage d’une signature électronique, traitement de données nominatives etc. Néanmoins, le noyau dur juridique de l’archivage électronique est composé de :

1) La question de la force probatoire des écrits numériques archivés ;
2) L’archivage de certains contrats du commerce électronique ;
3) La conservation obligatoire pendant une certaine durée de certains documents, sous peine de déchéance de droits ;
4) L’obligation faite aux prestataires de services de certification de conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations relatives au certificat électronique qui pourraient s’avérer nécessaires pour faire la preuve en justice de la certification électronique (3) ;
5) L’archivage électroniques en matière d’imposition.

L’archivage électronique privé, contrairement aux archives publiques, a une dimension probatoire plus importante (sécurité juridique) et une dimension de sauvegarde du patrimoine culturel moindre.

En l’état actuel du droit, il n‘existe pas de réglementation propre aux archives électroniques privées. La seule réelle obligation en la matière résulte de l’archivage obligatoire des contrats de commerce électronique portant sur des transactions d’un montant supérieur à 120 euros. Pour le reste, l’archivage électronique n’est pas obligatoire, il relève : i) Du besoin de sécurité juridique de l’entreprise (e.g. degré probatoire des documents archivés) ;  ii) De la stratégie de l’entreprise (gestion des emails, dématérialisation etc.).

 

CONTRAT D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ET PREUVE

Recourir à un archivage électronique sécurisé donne pleine force probatoire aux documents archivés. En application de l’article 1366 du Code civil, l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

L’usage d’une signature électronique sécurisée donne une force probatoire supplémentaire au document électronique en lui donnant la même valeur qu’une signature manuscrite.

La signature électronique sécurisée est selon l’article 1er du décret n° 2001-272 du 30 mars 2001, présumée fiable si les deux conditions suivantes sont remplies : 1. Elle est établie grâce à un dispositif sécurisé de création de signature électronique ;  2. Sa vérification repose sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié. Lorsque ces deux conditions sont réunies, l’écrit sur support électronique aura la même force probante que l’écrit sur support papier. Hors ces hypothèses, l’écrit électronique peut, selon l’appréciation souveraine des juges, valoir commencement de preuve par écrit ou être qualifié de copie fidèle et durable.

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ET COFFRE FORT NUMERIQUE

 

Si les services du prestataire incluent une offre de coffre-fort numérique, les dispositions du décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 devront être respectées.

Tout  fournisseur d’un service de coffre-fort numérique est tenu à une obligation d’information claire, loyale et transparente sur les modalités de fonctionnement et d’utilisation du service, préalable à la conclusion d’un contrat. Avant que l’utilisateur ne soit lié par un contrat de fourniture de service de coffre-fort numérique, le fournisseur du service doit lui communiquer, de manière lisible et compréhensible, les informations suivantes :  le type d’espace mis à sa disposition et les conditions d’utilisation associées ;  les mécanismes techniques utilisés ;  la politique de confidentialité ; l’existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement ;  son engagement sur la conformité du service (ces informations doivent être mises à disposition en ligne et, le cas échéant, mises à jour). L’intégrité, la disponibilité et l’exactitude de l’origine des données et documents stockés dans le coffre-fort numérique doivent être garanties par des mesures de sécurité adaptées et conformes à l’état de l’art.La traçabilité des opérations réalisées sur les données et documents stockés dans le coffre-fort numérique et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur requièrent au minimum la mise en œuvre des mesures suivantes :  i) L’enregistrement et l’horodatage des accès et tentatives d’accès ;  ii) L’enregistrement des opérations affectant le contenu ou l’organisation des données et documents de l’utilisateur ; iii) L’enregistrement des opérations de maintenance affectant les données et documents stockés dans les coffres-forts numériques.  Les durées de conservation des données de traçabilité constituent une mention obligatoire du contrat de fourniture de service de coffre-fort électronique.

Description de ce Contrat d’archivage :

– Format : Word
– Téléchargement immédiat : oui
– 20 pages
– Mise à jour : Oui
– Modifiable librement : Oui
– Revente / Publication : interdite