L’Arrêté du 17 avril 2024 a mis en place un traitement de données à caractère personnel relatif aux vacances adaptées organisées dénommé « Service numérique VAO » placé sous la responsabilité de la direction générale de la cohésion sociale, et mis en œuvre pour l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Sont définies comme “vacances adaptées organisées”, au sens de l’article L.412-2 du Code du tourisme, les activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours destinées spécifiquement à des groupes constitués de plus de trois personnes handicapées majeures au sens de l’article R.412-8 du Code du tourisme.

Pour rappel, toute personne physique ou morale qui organise, en les réalisant ou en les faisant réaliser, des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours destinées spécifiquement à des groupes constitués de personnes handicapées majeures doit bénéficier d’un agrément “vacances adaptées organisées” (VAO) – article L412-2 du code du tourisme.

L’agrément VAO est délivré par le préfet de région de son lieu d’implantation pour une personne physique ou de son siège social pour une personne morale. L’instruction du dossier d’agrément VAO ou de renouvellement d’agrément est réalisée par la DR(D)JSCS.

Les établissements et services médico-sociaux (ESMS) soumis à l’autorisation prévue à l’article L.313-1 du code de l’action sociale et des familles qui organisent des séjours de vacances pour leurs usagers dans le cadre de leur activité sont quant à eux dispensés d’agrément ; ils doivent satisfaire à l’obligation de déclaration de transfert temporaire d’établissements (enfants et adultes). Par contre, les structures gérant des ESMS ne sont pas exonérées de l’obligation d’agrément. Chaque séjour envisagé doit faire l’objet d’une déclaration accompagnée de la copie de l’agrément VAO.

Cet agrément est à demander auprès du préfet de région au moins quatre mois avant la date du premier séjour organisé. Le préfet de région dispose d’un délai de deux mois pour délivrer l’agrément ou faire connaître son refus motivé, s’il considère que l’organisme n’assure pas des conditions de sécurité des personnes handicapées majeures et ne garantit pas le prise en compte de leur état de santé ainsi que de leur intégrité et de leur bien-être physique et moral.

Il en est de même s’il considère que l’organisme ne présente pas de garanties suffisantes, notamment financières, pour assurer les prestations ou n’assure pas une qualité des prestations offertes en adéquation avec le nombre et les déficiences des personnes accueillies au cours des séjours.

Il peut demander à l’organisme qui a sollicité l’agrément des précisions complémentaires et formuler des observations. La décision d’agrément est prise par le préfet de région au vu des éléments recueillis. Cet agrément est délivré pour cinq ans par le préfet de région et une publication est prévue au recueil des actes administratifs de la préfecture de région.

Ce nouveau traitement de données personnelles a pour finalités :

1° Le dépôt et l’instruction des demandes d’agrément « vacances adaptées organisées », tel que prévu aux articles L. 412-2 et R. 412-9 et suivants du code du tourisme ;
2° Le dépôt et l’instruction des déclarations de séjours « vacances adaptées organisées », tel que prévu à l’article R. 412-14 du même code ;
3° Le recueil et le suivi des signalements des évènements indésirables graves déclarés en application de l’article R. 412-14-1 du même code ;
4° Le suivi et l’évaluation du dispositif « vacances adaptées organisées » au niveau national et local.