L’Arrêté du 23 avril 2024

L’Arrêté du 23 avril 2024 fixe les modalités spéciales d’exercice du contrôle économique et financier de l’Etat sur l’Union des groupements d’achats publics.

Le contrôleur des achats publics

L’autorité chargée du contrôle économique et financier de l’Etat, ci-après dénommée « le contrôleur », analyse les risques et évalue les performances de l’Union des groupements d’achat public, ci-après dénommée « l’établissement », en veillant aux intérêts patrimoniaux et financiers de l’Etat.

Le contrôleur a entrée avec voix consultative aux séances du conseil d’administration ainsi que de tout comité, commission ou organe délibérant ou consultatif existant en son sein.

Il reçoit, dans les mêmes conditions que les membres des organes précités, convocations, ordres du jour et tous les documents qui leur sont adressés avant chaque séance. Les procès-verbaux ou comptes rendus lui sont adressés dès leur établissement.

Le contrôleur est informé des perspectives économiques et financières pluriannuelles de l’établissement, ainsi que des orientations stratégiques qui peuvent être envisagées.

Droit d’accès aux documents

Il a accès à tous les documents se rapportant à l’activité et à la gestion de l’établissement, et, en tant que de besoin, aux pièces relatives aux procédures de marchés. Il reçoit notamment :

– les tableaux de bord relatifs à l’activité de l’établissement ;
– la situation de l’exécution du budget, en dépenses et en recettes ;
– l’actualisation des documents prévisionnels transmis à l’appui du projet de budget, élaboré sur la base de la mise à jour, en cours d’année, des prévisions de commandes enregistrées, de chiffre d’affaires et de recettes commerciales de l’UGAP ;
– la situation et les prévisions d’évolution de la trésorerie ;
– tout document relevant d’une comptabilité analytique ;
– tout document permettant d’apprécier la cartographie et le plan de maîtrise des risques de l’établissement, tant en termes de contrôle interne que d’audit interne ;
– les documents permettant d’apprécier la politique immobilière, en particulier le schéma pluriannuel de stratégie immobilière ;
– les informations relatives aux filiales incluses dans le périmètre de consolidation le cas échéant ;
– le calendrier des réunions, les ordres du jour et les comptes-rendus du comité social et économique de l’établissement et des comités

Sont présentés au contrôleur, selon des modalités et un calendrier sur :

– l’état d’avancement en cours d’année des objectifs définis dans le contrat d’objectifs et de performance en vigueur ;
– un bilan de la réalisation, l’année précédente, du plan d’actions prévu au titre de l’audit et du contrôle internes ainsi qu’une présentation du plan d’actions prévu pour l’année en cours ; un état d’avancement à mi-année de ce même plan d’actions ;
– la programmation initiale en début d’année des objectifs de réalisation des grands programmes informatiques, ainsi que son actualisation en cours d’année ;
– les éléments d’évolution de la masse salariale ;
– le suivi des commandes enregistrées, du chiffre d’affaires et des recettes commerciales de l’UGAP.

L’avis préalable du contrôleur 

Sont soumis à l’avis préalable du contrôleur :

– les actes relatifs au recrutement, à la rémunération et à l’avancement des agents relevant des catégories de direction, telles que définies dans les règles de gestion de l’UGAP, ainsi que pour les agents titulaires des fonctions publiques détachés ou mis à disposition de l’établissement ;
– les mesures générales liées à la rémunération ou aux avantages accordés au personnel ;
– les projets de transaction de plus de 50 000 € ;
– les appels d’offres comportant un ou plusieurs marchés, conclus en application de l’article L. 2113-2 du code de la commande publique, quand leur montant estimé annuel dépasse un montant représentant 3 % du volume des commandes enregistrées au titre de l’année précédente. L’exigence d’avis préalable ne s’applique pas aux marchés subséquents et aux marchés spécifiques ;
– les marchés passés sans publicité ni mise en concurrence en raison d’une urgence impérieuse, sans condition de montant ;
– les marchés conclus pour répondre aux besoins internes de l’établissement dont le montant estimé est égal ou supérieur à 1 000 000 € hors taxe ;
– les avenants des marchés soumis à l’avis préalable du contrôleur ;
– tout acte prolongeant la durée des marchés précités.

Après consultation du président-directeur général, le contrôleur établit un document dédié. Ce document est soumis à l’approbation du ministre chargé de l’économie et du ministre chargé du budget par le contrôleur. Si aucune décision expresse n’a été notifiée dans un délai d’un mois à compter de sa réception par les ministres, ce document est réputé approuvé à l’expiration de ce délai. Après approbation expresse ou tacite, ce document est notifié au directeur général de l’établissement, à l’agent comptable et aux autorités de tutelle.

Le contrôleur est informé :

– des prêts et subventions ;
– des décisions d’attribution de garantie ;
– des ruptures conventionnelles ;
– de la plateforme négociation annuelle obligatoire (NAO) ;
– des contentieux en cours.

Le contrôleur fait connaître son avis dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la réception des projets d’acte ou de décision, accompagnés des pièces justificatives. Ce délai est interrompu par toute demande, formulée par écrit par le contrôleur, d’informations ou de documents complémentaires, jusqu’à réception. En l’absence de réponse de sa part à l’expiration de ce délai, un avis favorable est réputé rendu.
Si le président-directeur général ne se conforme pas à l’avis du contrôleur, il lui en fait connaître les raisons par écrit.

Le contrôleur peut mettre en place et communiquer à l’établissement un programme annuel de contrôle a posteriori. Indépendamment de ce programme, il peut à tout moment procéder au contrôle a posteriori d’un acte ou d’une procédure particulière. L’établissement communique au contrôleur, à sa demande, tous les documents nécessaires à ces contrôles.