Les frais professionnels sont des dépenses inévitables qu’un salarié doit engager pour l’exercice de son activité professionnelle. Les frais professionnels représentent les charges spéciales inhérentes à la fonction ou à l’emploi d’un travailleur salarié ou assimilé, engagées dans l’accomplissement de ses missions.

L’employeur a la responsabilité de les rembourser, soit par le remboursement des dépenses réelles sur présentation de justificatifs, soit par le versement d’allocations forfaitaires, ou encore via une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire, applicable uniquement à certaines professions.

Ces frais sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale ainsi que de la CSG-CRDS.

Remboursement des Frais Professionnels : Allocations Forfaitaires

L’employeur peut opter pour le versement d’indemnités forfaitaires, qui doivent être comparées aux limites d’exonération annuellement revalorisées. Ces indemnités couvrent diverses dépenses telles que les repas en déplacement professionnel, la restauration sur le lieu de travail, les frais kilométriques pour l’utilisation du véhicule personnel, ou encore les frais engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle.

L’employeur n’est pas tenu de justifier ces dépenses mais doit pouvoir démontrer que les allocations correspondent aux situations de fait.

Si les allocations versées dépassent les limites d’exonération, la partie excédentaire peut être réintégrée dans l’assiette des cotisations, sauf si l’employeur prouve que l’indemnité a été utilisée conformément à son objet.

Exclusions pour Certains Dirigeants

Les remboursements basés sur des allocations forfaitaires ne s’appliquent pas aux dirigeants relevant du régime social des non-salariés, tels que les gérants minoritaires de SARL ou les PDG de SA.

Pour ces catégories, les frais professionnels sont évalués sur leur valeur réelle. Cependant, l’indemnisation forfaitaire basée sur le barème fiscal des indemnités kilométriques est acceptée pour l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles.

Remboursement Basé sur les Dépenses Réelles

Certaines dépenses ne peuvent être remboursées que sur la base des dépenses réellement engagées. Cela concerne les frais de télétravail, l’utilisation professionnelle des NTIC, les frais de déménagement liés à la mobilité professionnelle, ainsi que les frais des salariés détachés à l’étranger ou en mission temporaire ou mutés entre la métropole et l’Outre-mer.

Dans ces cas, les remboursements sont exclus de la base de calcul des cotisations si l’employeur peut justifier la nécessité de ces dépenses et produire les justificatifs correspondants. Il n’y a pas de limite d’exonération dans ces cas, car il s’agit d’un remboursement au réel.

Exemple de redressement de l’URSSAF

Les frais professionnels au sens de l’article 1er de l’arrêté du 20 décembre 2002 s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé supporté par celui-ci dans l’accomplissement de sa mission.

Dans cette affaire, les dépenses personnelles redressées par l’URSSAF concernent des remboursements faits aux parents des jeunes joueurs du club pour des frais engagés pour rendre visite à leur enfant.

Or, ces frais sont étrangers à la définition donnée par l’article 1er de sorte que le redressement de l’URSSAF a été confirmé (décision en bas de page)

Cadre Légal de la Déductibilité des Frais Professionnels

Selon l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, les sommes déductibles de l’assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels sont celles versées aux travailleurs, à l’exception de certaines allocations forfaitaires.

Modalités d’Indemnisation des Frais Professionnels

L’indemnisation peut se faire soit par remboursement des dépenses réelles, soit sur la base d’allocations forfaitaires, selon les dispositions de l’arrêté du 24 octobre 2022.

Indemnités de Repas et Conditions de Déductibilité

Les indemnités liées aux dépenses supplémentaires de nourriture sont déductibles dans certaines limites spécifiées pour différentes situations de travail.

Applicabilité des Dispositions Relatives aux Frais Professionnels

Conformément à l’arrêté du 24 octobre 2022, ces dispositions s’appliquent aux cotisations sociales dues à partir du 1er septembre 2022.

Indemnité Forfaitaire Kilométrique pour Usage Personnel du Véhicule

Cette indemnité est considérée utilisée conformément à son objet dans les limites des barèmes fiscaux annuels.

Indemnités Forfaitaires de Grand Déplacement

Les règles concernant les indemnités pour grands déplacements professionnels, y compris les montants et conditions de déduction, sont énoncées pour différents cas.

Frais de Télétravail et Remboursement

Les frais engagés en télétravail sont considérés comme charges spéciales inhérentes à l’emploi, avec des options de remboursement forfaitaire sous certaines conditions.

Frais pour Utilisation d’Outils de Nouvelles Technologies

Ces frais sont considérés comme charges spéciales inhérentes à l’emploi, avec des modalités de remboursement spécifiques en cas d’absence de justificatifs.

Mobilité Professionnelle et Frais Associés

Les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges spéciales et les conditions de leur déduction sont détaillées.

Déduction Forfaitaire Spécifique pour Certaines Professions

Les professions avec des frais supérieurs au dispositif général peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire spécifique, avec des conditions d’application précises.

Les titres-restaurant en 2024

Pour être exonérée des cotisations sociales et de CSG-CRDS, la participation de l’employeur au financement des titres-restaurant doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre et ne pas dépasser la limite de 7,18 € au 1^er janvier 2024.

La valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l’exonération maximale est comprise entre 11,97 € et 14,36 €.

Indemnité de grand déplacement en 2024

Le grand déplacement se caractérise par l’impossibilité, pour le salarié en situation de déplacement, de regagner son domicile chaque jour. L’indemnité de grand déplacement a pour objet de couvrir les frais supplémentaires de nourriture et de logement engagés par le salarié dans cette situation.

Indemnité forfaitaire de télétravail en 2024

L’indemnité forfaitaire de télétravail couvre les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel et les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

⁽¹⁾ Dans la limite de 59,40 € par mois.

⁽¹⁾ Dans la limite 71,50 € par mois.

Indemnité forfaitaire liée l’utilisation de matériels informatiques appartenant au salarié en 2024

Cette indemnité couvre les frais d’utilisation de matériel informatique appartenant au salarié pour réaliser son activité professionnelle : matériel informatique (amortissable ou non), consommables (ramettes papier, cartouches d’encre…) frais de connexion (téléphone, internet…).

Indemnité de petit déplacement

L’indemnité de petit déplacement couvre les frais de repas engagés par un salarié en situation de déplacement ou contraint de prendre son repas sur son lieu de travail.

Frais professionnels de Mobilité en 2024

Les frais engagés par le salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges particulières inhérentes à l’emploi.