La Dématérialisation des Actes Douaniers

La transformation digitale a franchi une étape dans le domaine des procédures douanières avec l’adoption des contraventions électroniques par les agents des douanes (Arrêté du 19 avril 2024 relatif à la transmission par voie électronique des actes établis par les agents des douanes).

Tous les actes mentionnés au code des douanes, qu’il s’agisse d’actes d’enquête ou d’instruction ou de décisions juridictionnelles ou de toute autre pièce de la procédure, peuvent être établis ou convertis sous format numérique.

Le dossier de la procédure peut être intégralement conservé sous format numérique, dans des conditions sécurisées, sans nécessité d’un support papier.

Lorsque les actes sont établis sous format numérique et que les dispositions du présent code exigent qu’ils soient signés, ils font l’objet, quel qu’en soit le nombre de pages et pour chaque signataire, d’une signature unique sous forme numérique.

Ces actes n’ont pas à être revêtus d’un sceau.

Ne sont toutefois pas applicables au dossier de procédure numérique les dispositions du code :

1° Procédant à une distinction entre les actes originaux et leurs copies ;

2° Prévoyant la certification conforme des copies ;

3° Relatives au placement sous scellés, y compris sous scellés fermés, des documents, contenus multimédia ou données dès lors qu’ils sont versés au sein de ce dossier.

Cadre Légal et Modalités de Transmission

Accord Préliminaire et Modalités de Consentement

Selon le code des douanes, en particulier l’article 322-0 bis, l’accord à la transmission électronique doit être expressément donné et consigné au procès-verbal. Ce consentement est détaillé dans le nouvel arrêté, qui stipule les informations à inclure telles que le mode de communication électronique accepté et les coordonnées numériques du destinataire. L’irrévocabilité de l’accord et l’obligation de tenir à jour les coordonnées fournies sont également soulignées.

Formats et Sécurité des Transmissions

Les documents sont établis ou convertis en formats numériques sécurisés, principalement en PDF, et peuvent être protégés par mot de passe. Ce processus garantit l’intégrité du contenu transmis et préserve la confidentialité et la sécurité des échanges.

Modes de Communication et Outils Numériques

Diversité des Canaux de Communication

L’arrêté détaille les canaux acceptables pour la transmission électronique, notamment le courriel et les SMS comportant des liens de téléchargement. Ces méthodes sont adaptées pour répondre à la nécessité d’une communication rapide et efficace tout en assurant la traçabilité et l’accusé de réception des documents envoyés.

Infrastructure Technologique

Pour la mise en œuvre de ces transmissions, les agents des douanes s’appuient sur des outils numériques modernes et sécurisés, tels que des adresses de messagerie spécifiques et des outils de partage de fichiers sécurisés. L’utilisation de dispositifs sécurisés est également mentionnée pour renforcer la fiabilité des échanges.

Fiabilité des Envois Recommandés Électroniques

Pour les envois qui nécessitent une validation formelle telle que les lettres recommandées, le recours à des prestataires de services de confiance qualifiés est prévu. Ces prestataires sont certifiés par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, garantissant ainsi la qualité et la sécurité du service d’envoi recommandé électronique. Voici la liste complète et officielle des prestataires agréés.

Pour rappel, l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE.

Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.

Le prestataire peut proposer que le contenu de l’envoi soit imprimé sur papier puis acheminé au destinataire.

Impact et Perspectives

L’adoption des contraventions électroniques représente une avancée significative dans la modernisation de la procédure douanière française. Cette innovation non seulement accélère le processus de gestion des contraventions mais renforce également la sécurité et l’efficacité des communications entre les agents des douanes et les parties concernées. Ce changement est un pas de plus vers une administration entièrement numérisée, alignée sur les standards de sécurité et de confidentialité modernes.