Le Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 a ouvert la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants. Pour en bénéficier, l’usage de la signature électronique est obligatoire.

Dématérialisation des registres

Le décret autorise les sociétés commerciales à tenir de manière dématérialisée leurs registres : registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés à responsabilité limitée, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique ; registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, registre de présence à ces conseils et registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les sociétés anonymes ; registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.

Les sociétés civiles concernées

Le décret autorise par ailleurs les sociétés civiles à tenir de manière dématérialisée le registre des délibérations des associés et à certifier par signature électronique les copies ou les procès-verbaux des délibérations des associés.

PV d’assemblées dématérialisés

Le Décret autorise également la certification par signature électronique des copies ou des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux dans les sociétés commerciales. Il précise le niveau minimum de la signature électronique requis, par référence au règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

Ce niveau de signature électronique est applicable à titre supplétif dans les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles lorsque les statuts ne précisent pas les modalités de la signature électronique.

La micro-entreprise impactée

Enfin, le Décret introduit la faculté de tenir sous forme électronique le livre des recettes et le registre des achats des commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.

Usage obligatoire de la signature électronique

Le registre spécial peut être tenu et les procès-verbaux établis sous forme électronique ; dans ce cas, les procès-verbaux sont signés au moyen d’une signature électronique qui respecte au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.  Le registre de présence peut aussi être tenu sous forme électronique ; dans ce cas, le registre est signé au moyen d’une signature électronique qui respecte les mêmes exigences. Le registre est daté de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.