PREMIÈRE PARTIE : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er. – Objet

Article 2. – Champ d’application

Article 3. – Affichage

DEUXIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À LA DISCIPLINE GÉNÉRALE

Article 4. – Horaires de travail

Article 5. – Retard

Article 6. – Présence au sein du Service

Article 7. – Conditions d’accès et de circulation dans les locaux du Service 

Article 8. – Utilisation du matériel du Service

Article 9. – Usage des locaux du Service de Médiation

Article 10. – Droits et discipline dans l’exécution des activités professionnelles

I. – Droits des Collaborateurs

II. – La discipline

Article 11. – Sanctions disciplinaires

Article 12. – Dispositions relatives aux droits de la défense des Collaborateurs

TROISIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À l’ABUS D’AUTORITÉ EN MATIÈRE SEXUELLE ET MORALE

Article 13. – Harcèlement sexuel

Article 14. – Harcèlement moral

QUATRIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À L’HYGIÈNE, LA SÉCURITÉ ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Article 15. – Registre de santé et de sécurité au sein du Service

Article 16. – Interdiction des boissons alcoolisées et des drogues illicites

Article 17. – Interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux du Service de Médiation

Article 18. – Prévention des accidents

Article 19. – Accidents et maladie contagieuse au sein du Service

Article 20. – Droit de retrait et d’alerte

Article 21. – Visites médicales

CINQUIÈME PARTIE : ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Article 22. – Entrée en vigueur

Article 23. – Modifications du règlement intérieur

SIXIÈME PARTIE : ANNEXES

Annexe 1 : Nature et échelle des sanctions

Annexe 2 : Hygiène – Sécurité – Conditions de travail

I. – Définition et finalités des consignes de sécurité

II. – Application des consignes de sécurité

III. – Registre de santé et de sécurité au sein du Service

Annexe 2 : Registre de santé et de sécurité au sein du Service

Annexe 3 : Charte de déontologie

PRÉSENTATION

PREMIÈRE PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES COMMUNES

CHAPITRE 1er : INDÉPENDANCE ET IMPARTIALITÉ

CHAPITRE 2 : LE SECRET PROFESSIONNEL ET LA DISCRÉTION PROFESSIONNELLE

CHAPITRE 3 : DEVOIRS

CHAPITRE 4 : OBLIGATIONS D’ABSTENTION

CHAPITRE 5 : PRISE ILLÉGALE D’INTÉRÊTS

CHAPITRE 6 : COMPORTEMENT À ADOPTER POUR LES CADEAUX REÇUS DANS L’EXERCICE DES FONCTIONS

DEUXIÈME PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES SPÉCIFIQUES AU SERVICE DE MÉDIATION

CHAPITRE 1er : PENDANT L’EXERCICE DES FONCTIONS

Article 1er. – Les incompatibilités

Article 2. – Les obligations de déclaration

Article 3. – La gestion des instruments financiers détenus

CHAPITRE 2 : APRÈS LA CESSATION DES FONCTIONS

Article 1er. – Les incompatibilités

Article 2. – Les obligations de déclaration

TROISIÈME PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES SPÉCIFIQUES AUX COLLABORATEURS DU SERVICE 

CHAPITRE 1er : PENDANT L’EXERCICE DES FONCTIONS

Article 1er. – Obéissance hiérarchique

Article 2. – Expression publique

Article 3. – Relations avec les médias

Article 4. – Mandats électoraux des Collaborateurs du Service de Médiation

Article 5. – Activités exercées à titre accessoire

Article 6. – Procédure à suivre en cas de conflit d’intérêts

CHAPITRE 2 : APRÈS LA CESSATION DES FONCTIONS

PREMIÈRE PARTIE : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er

Objet

Ce règlement intérieur est adopté en application de l’Assemblée générale en date du …… 

Ce règlement intérieur précise, en complément des dispositions législatives et règlementaires, les règles de service en vigueur au sein de … , appelée « Cellule de Médiation » ou « Service de Médiation » dans le reste du présent document. Il comporte, en annexe, la charte de déontologie applicable aux membres du Service de Médiation.

Le présent règlement fixe exclusivement :

– les règles permanentes relatives à la discipline générale ;

– les dispositions relatives à l’abus d’autorité en matière sexuelle et morale ;

– les mesures d’application de la réglementation en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Connaissance et compréhension des règles sont indispensables pour impliquer l’ensemble des personnels du Service de Médiation dans leur mise en œuvre et pour améliorer les conditions de vie de chacun.

Dans le respect de ces dispositions, ce règlement peut être complété par les notes de service jugées nécessaires par le Service administratif et/ou les chefs de service. Ces notes de service sont communiquées par les chefs de service aux Collaborateurs concernés.

Article 2

Champ d’application

L’ensemble de ces dispositions s’applique à tous les personnels des services du Service de Médiation, quel que soit leur statut réglementaire ou leur contrat de travail.

Les personnes mises à disposition par une société de travail temporaire, ainsi que les stagiaires et les alternants, doivent également s’y conformer. Seules les dispositions relatives aux procédures disciplinaires ne leur sont pas applicables et relèvent de procédures spécifiques.

Article 3

Affichage

Le présent règlement est accessible sur l’intranet du Service de Médiation par tous les Collaborateurs.

En outre, il est porté à la connaissance de tout nouvel embauché lors de la signature du contrat de travail.

DEUXIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À LA DISCIPLINE GÉNÉRALE

Article 4

Horaires de travail

Les modalités d’accomplissement des obligations horaires sont fondées sur une durée hebdomadaire du travail fixée à 39 heures.

L’obligation quotidienne de travail s’effectue sur la base d’un horaire quotidien de 7 heures 48 pour 39 heures travaillées pour une semaine pleine du lundi au vendredi. Toutefois, afin d’éviter l’accomplissement d’une durée annuelle excédant 1 607 heures, des jours dits « ARTT » (1) sont acquis par le contractant – de telle sorte à réduire le temps de travail sur l’année de trente-neuf heures à trente-cinq heures hebdomadaires.

Conformément à la réglementation en vigueur :

– la durée du travail s’entend du travail effectif, cela implique que chaque collaborateur assure la tenue de son poste sur sa plage horaire et soit assidu à son poste ;

– les Collaborateurs sont autorisés à prendre pour chaque jour travaillé, quinze minutes maximum de pause en matinée et quinze minutes de pause maximum l’après-midi ;

– la durée des pauses est comprise dans le temps de travail, sauf l’interruption méridienne consacrée au repas.

Dans le cas d’un poste de travail nécessitant une continuité de présence (réception d’appels de consommateurs par exemple), le collaborateur transfère systématiquement son poste téléphonique sur messagerie vocale ou sur le poste téléphonique du groupement.

Les Collaborateurs du Service de Médiation travaillent selon un horaire variable, sous réserve des nécessités du service.

Le principe est que la durée totale des plages fixes est de cinq heures et trente minutes par journée de travail. Celles-ci s’étendent en matinée de 9 h 30 à 12 heures et dans l’après-midi de 14 heures à 17 heures. Les plages variables s’étendent à l’arrivée de 8 heures à 9 h 30 et s’agissant des départs au-delà de 17 heures.

A propos de la pause méridienne, les Collaborateurs doivent opter – via le renseignement d’un formulaire mis en ligne sur le site intranet du Service de Médiation – pour quarante-cinq minutes ou une heure et quinze minutes. Chacun des Collaborateurs a la possibilité de modifier ce choix en cours d’année civile dans la limite d’une fois maximum.

Par dérogation au régime de principe, les Collaborateurs ont la possibilité de bénéficier – une fois par semaine maximum – d’une pause méridienne d’amplitude plus large. La plage variable de déjeuner s’étend alors de 11 h 30 à 14 h 30. Pour ce faire, le collaborateur intéressé doit au préalable formuler sa demande par courrier électronique auprès de son chef de pôle ou de service.

En tout état de cause, sans avoir à respecter un horaire fixe de départ et d’arrivée, il est impératif pour le collaborateur de respecter son obligation quotidienne de travail – soit sept heures et quarante-huit minutes. Les Collaborateurs sont donc tenus de moduler leur arrivée et leur départ en fonction de cette obligation quotidienne et dans le respect des plages fixes sus-définies. Il est à savoir par ailleurs que les heures de travail effectuées au-delà de l’horaire quotidien de référence n’ont pas vocation à faire l’objet d’un report ultérieur. Il n’y a donc pas lieu de procéder à une récupération des heures supplémentaires.

Article 5

Retard

Tout retard ou autre manquement à l’horaire de travail, qui n’aurait pas été préalablement autorisé, devra être justifié, par le collaborateur concerné auprès de son supérieur hiérarchique.

Les retards réitérés non justifiés peuvent entraîner des sanctions dans les conditions prévues à l’article 11 et à l’annexe 1 du présent règlement.

Article 6

Présence au sein du Service

Le collaborateur ne peut s’absenter du service sans y avoir été autorisé par son supérieur hiérarchique, sauf le cas de danger grave et imminent visé à l’article 20 du présent règlement.

Si pour une raison imprévisible (maladie, accident, maladie grave d’un proche, garde d’enfant, intempéries) le collaborateur ne peut se rendre à son travail, il doit en avertir son supérieur hiérarchique et le service le plus tôt possible après l’horaire prévu de début de journée non assurée, en donnant le motif de son retard ou de son absence.

L’absence, quel que soit le motif, devra être justifiée dans un délai de quarante-huit heures et en cas de maladie ou d’accident, par l’envoi d’un certificat médical indiquant la durée probable de l’absence (sauf cas de force majeure). En cas de prolongation de l’arrêt de travail, dès qu’il en a connaissance, le collaborateur en avise son supérieur hiérarchique et le service Administratif dans les délais définis ci-dessus.

A défaut et après mise en demeure, l’absence injustifiée pourra faire l’objet d’une sanction dans les conditions prévues par l’article 11 et l’annexe 1 du présent règlement.

Le fait de quitter son poste de travail sans autorisation ou justification constitue une faute.

Article 7

Conditions d’accès et de circulation dans les locaux du Service de Médiation

Les personnels sont tenus de respecter les procédures et consignes de sécurité relatives à l’accès et à la circulation des personnes à l’intérieur de l’établissement, précisées à la quatrième partie du présent règlement.

Les Collaborateurs n’ont accès aux locaux de l’établissement que pour l’exécution de la prestation prévue dans leur contrat de travail. En conséquence, ils ne sont pas autorisés à se trouver dans les locaux du Service de Médiation en dehors des heures de travail pour un motif non lié au sein du Service.

Il est interdit d’introduire ou de faire introduire des personnes étrangères au Service de Médiation, sans autorisation préalable du service Administratif.

Chaque salarié est détenteur d’un badge personnel et individuel lui permettant l’accès aux locaux identifiés comme nécessitant un contrôle d’accès. Il est interdit de le mettre à disposition de toute autre personne non salariée du Service de Médiation.

Toute perte, destruction ou vol de ce badge doit être signalé sans délai au chef du service. Le Service se réserve le droit de facturer le prix de renouvellement du badge en cas de non-signalement en temps utile ou de demande répétitive de remplacement.

Article 8

Utilisation du matériel du Service de Médiation

Tout collaborateur est tenu de conserver en l’état le matériel qui lui est confié pour l’exécution de son travail.

Le Service de Médiation met à la disposition des personnels des meubles de rangement ; ils doivent être utilisés uniquement pour l’usage auquel ils sont destinés.

Chaque collaborateur assure l’entretien et la propreté de son armoire et de son bureau. En cas d’opération de nettoyage général, les Collaborateurs sont prévenus avec un délai suffisant.

Si elle l’estime nécessaire pour des raisons d’hygiène ou de sécurité, le Service administratif se réserve la possibilité de faire ouvrir les meubles de rangement, en présence des intéressés, afin d’en contrôler le contenu.

Les Collaborateurs ne doivent pas utiliser le matériel appartenant au Service de Médiation à d’autres fins, et notamment à des fins personnelles, sauf autorisation préalable du service Administratif.

II est interdit d’emporter, sans autorisation formelle, des objets, matériels et équipements individuels et collectifs confiés ou appartenant au Service de Médiation.

Le service du courrier ne doit pas être utilisé pour les correspondances à caractère privé.

Toute personne travaillant dans l’établissement, quel que soit son statut ou son contrat de travail, est tenue de respecter les règles et principes figurant dans la charte relative à l’accès et à l’utilisation des ressources des systèmes d’information du Service de Médiation.

Article 9

Usage des locaux du Service de Médiation

Pendant les heures de travail, le collaborateur ne doit pas accomplir d’activité à des fins personnelles.

Les communications téléphoniques à caractère personnel reçues ou données au cours du travail doivent être limitées aux cas d’urgence.

II est interdit, sans autorisation préalable du service Administratif :

– d’introduire dans les lieux de travail des objets et des marchandises destinés à y être vendus ;

– de faire circuler des listes de souscription ou de collecte ;

– d’introduire des objets encombrants (à l’exception des vélos, dans le local prévu à cet effet).

Article 10

Droits et discipline dans l’exécution des activités professionnelles

I. – Droits des Collaborateurs

Tout collaborateur a droit, conformément aux lois et règlements en vigueur, à une protection contre les menaces, outrages, injures ou diffamations dont il peut faire l’objet dans l’exercice de ses fonctions ou à l’occasion de celles-ci.

Aucun collaborateur ne peut faire l’objet de discriminations fondées : sur le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation de famille, les origines, les opinions ou confessions, l’apparence physique, le patronyme ou le handicap et les caractéristiques génétiques.

Chacun est soumis à un devoir général d’information et de communication à l’égard de ses Collaborateurs.

II. – La discipline au sein du Service

La réalisation des missions confiées au Service de Médiation est soumise à des règles de déontologie énoncées dans la charte qui figure en annexe. Ces règles constituent un ensemble de principes et de normes de conduite individuelles ou collectives destiné à être appliqué par chaque collaborateur concerné.

Ces règles de conduite constituent une obligation professionnelle dont le manquement est constitutif de faute.

Par la signature de son contrat de travail, tout collaborateur s’engage à exécuter avec probité les tâches qui lui sont confiées et à respecter notamment :

– le secret professionnel ;

– l’obligation de discrétion professionnelle concernant tout renseignement, fait ou document dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions.

Les Collaborateurs sont placés sous l’autorité du service Administratif et de toute personne ayant reçu délégation de cette dernière. Ils doivent par conséquent, se conformer aux instructions des supérieurs hiérarchiques habilités à diriger, surveiller et contrôler l’exécution de leur travail.

Lors de l’exécution de leurs fonctions, les Collaborateurs doivent adopter une tenue de travail correcte.

Lorsque des vols renouvelés et rapprochés d’objets appartenant au Service de Médiation sont constatés, le Service administratif peut décider de faire procéder à la vérification des objets et effets emportés par le personnel.

Les consentements préalables étant nécessaires, le Service administratif fera appel aux officiers de police judiciaire habilités, en cas de refus.

D’autre part, le collaborateur s’engage également à signaler à son responsable hiérarchique direct toutes infractions aux lois et règlements qui seraient commises au sein du Service de Médiation.

Article 11

Sanctions disciplinaires

L’inobservation des règles du présent règlement ainsi que tout agissement considéré comme fautif peut, en fonction de sa nature, de sa gravité et/ou de sa répétition, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions visées en annexe 1 du présent règlement, classées par ordre d’importance et déterminées selon le statut des personnels concernés.

En cas de faute grave commise par un collaborateur, qu’il s’agisse de manquement à ses obligations professionnelles ou d’une infraction de droit commun, et si le maintien du collaborateur dans le service s’avère inopportun, celui-ci peut alors être suspendu de ses fonctions. 

Le collaborateur qui fait l’objet d’une mesure de suspension de fonctions n’a plus accès aux locaux du Service de Médiation, sauf à y être convoqué.

Article 12

Dispositions relatives aux droits de la défense des Collaborateurs

Aucune sanction disciplinaire ne peut être infligée à un collaborateur sans que ce dernier ait été au préalable entendu et invité à prendre connaissance de son dossier.

Pour les Collaborateurs, les sanctions susceptibles d’avoir une incidence immédiate ou non sur la présence dans l’établissement, la fonction, la carrière ou la rémunération, ne peuvent être prises sans un entretien préalable au cours duquel l’intéressé est invité à fournir les informations relatives aux faits qui lui sont reprochés.

Il peut demander à être assisté, lors de cet entretien, par une personne de son choix appartenant au personnel du Service de Médiation.

La procédure est conduite dans les conditions prévues par les textes législatifs et réglementaires en vigueur.

Pour toute sanction autre que l’avertissement ou le blâme, le collaborateur est invité à comparaître devant une commission dédiée.

Le collaborateur peut présenter des observations écrites ou orales, citer des témoins et se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix. Toute sanction doit être motivée et notifiée par écrit à le collaborateur. La motivation est constituée par les griefs retenus et constitutifs de la faute. La sanction ne peut prendre effet avant que le collaborateur en ait été informé par écrit.

TROISIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À L’ABUS D’AUTORITÉ EN MATIÈRE SEXUELLE ET MORALE

Article 13

Harcèlement sexuel

Dans le respect des dispositions légales, aucun collaborateur, aucun candidat à un recrutement, à un stage ou à une période de formation ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle ou de renouvellement de contrat, pour avoir subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement de toute personne dont le but est d’obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d’un tiers.

Aucun collaborateur ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir témoigné des agissements définis à l’alinéa précédent ou pour les avoir relatés. Toute disposition ou tout acte contraire est nul de plein droit.

A noter : outre les sanctions pénales (jusqu’à un an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende), est passible de sanction disciplinaire tout collaborateur ayant procédé à des actes de harcèlement sexuel (3).

Article 14

Harcèlement moral

Dans le respect des dispositions légales, aucun collaborateur ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d’altérer sa santé physique ou mentale, ou de compromettre son avenir professionnel.

Aucun collaborateur ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir les agissements définis à l’alinéa précédent ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés.

Toute rupture du contrat de travail qui en résulterait, toute disposition ou tout acte contraire est nul de plein droit.

A noter : outre les sanctions pénales (jusqu’à un an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende), est passible de sanction disciplinaire tout collaborateur ayant procédé à des actes de harcèlement moral.

QUATRIÈME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES À L’HYGIÈNE, LA SÉCURITÉ ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Article 15

Registre de santé et de sécurité au sein du Service

Un registre de santé et de sécurité au sein du Service est mis à la disposition des Collaborateurs, pour recueillir toutes observations relatives à la prévention des risques professionnels et à l’amélioration des conditions de travail, ainsi que pour signaler les situations de danger grave et imminent. 

En cas d’observations annotées, ce registre est visé par le Service administratif ou un chef de service qui indique les suites à donner.

Article 16

Interdiction des boissons alcoolisées et des drogues illicites

Il est interdit d’introduire, de distribuer ou de consommer des boissons alcoolisées ou des drogues illicites dans les locaux du Service de Médiation.

Des dérogations pourront cependant être accordées dans des circonstances exceptionnelles après une autorisation préalable du service Administratif. Tels sont par exemple les cas d’une réception organisée, d’un pot de fin d’année ou de départ d’un salarié, etc.

Il est également interdit d’être en état d’ébriété ou sous l’emprise de drogues illicites dans les locaux pendant le temps de travail.

Le Service peut décider d’effectuer ou de faire effectuer un contrôle de l’état d’ébriété (alcootest, éthylotest) des Collaborateurs dont l’état d’imprégnation alcoolique constituerait un risque pour eux-mêmes ou pour les autres Collaborateurs du Service de Médiation.

Le collaborateur peut refuser ce contrôle et peut contester son état d’imprégnation alcoolique par tout moyen de preuve approprié.

Lorsque cela s’impose, le chef du service Administratif doit orienter le collaborateur vers les services médicaux ou sociaux compétents.

Article 17

Interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux du Service de Médiation

Le code de la santé publique prévoit qu’il est interdit de fumer dans tous les lieux de travail fermés et couverts, et dans les locaux affectés à l’ensemble des salariés, tels que les salles de réunion, de restauration, de repos, d’accueil et de réception.

Cette interdiction s’applique également à la cigarette électronique ; les locaux comportent « (…) une signalisation apparente [qui] rappelle le principe de l’interdiction de vapoter et, le cas échéant, ses conditions d’application dans l’enceinte de ces lieux » (8).

Article 18

Prévention des accidents

Chaque collaborateur entrant ou affecté à un nouveau poste de travail (suite à une promotion, un recrutement…), quel que soit son statut ou la nature de son contrat de travail, doit bénéficier d’un accueil personnalisé. Cet accueil est assuré par le Service administratif, ou selon le rattachement hiérarchique du collaborateur, par le chef de service ou de pôle.

Des consignes générales relatives à la conduite à tenir en cas d’incendie sont affichées dans les locaux du Service de Médiation. Le Service doit veiller tout particulièrement à l’affichage et au respect de l’interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux.

L’ensemble du personnel présent est tenu de participer aux exercices d’évacuation périodiques.

L’encadrement doit veiller à la mise en œuvre des moyens appropriés aux tâches à effectuer par les Collaborateurs placés sous sa responsabilité en vue de préserver la santé et la sécurité au sein du Service. Il appartient au personnel d’encadrement de veiller au respect, par les Collaborateurs placés sous sa responsabilité, des consignes de sécurité.

En vue de permettre une continuité de service au sein du Service de Médiation, la prévention des risques d’accident ou de pandémie impose l’obligation pour chaque membre du personnel de :

– conserver en bon état de marche l’ensemble du matériel ;

– respecter strictement toutes les consignes particulières définies par l’autorité ;

– utiliser le matériel de protection et de désinfection mis à sa disposition pour enrayer un éventuel risque de contamination et de propagation d’un virus.

Toute défectuosité constatée sur un équipement de travail ou une installation doit être immédiatement signalée au responsable hiérarchique direct.

Il est interdit d’enlever, de remplacer ou de neutraliser tout dispositif de sécurité (appareillages techniques ou électriques…).

Le Service, ou le chef de service, doit communiquer le présent règlement ainsi que les consignes de sécurité du travail en vigueur dans l’institution, aux personnels des entreprises extérieures intervenant dans l’établissement.

Article 19

Accidents et maladie contagieuse au sein du Service

Tout accident, matériel et/ou corporel même bénin, survenu à l’occasion du travail ou du trajet, doit être porté, dans les vingt-quatre heures, sauf force majeure, à la connaissance du responsable hiérarchique et être consigné par écrit pour transmission par le collaborateur au service Administratif qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

De manière générale, tout incident doit être signalé au responsable hiérarchique.

Le Service, ou le chef de service, doit faire raccompagner un collaborateur à son domicile ou prendre les mesures adéquates si son état le justifie, sauf dans le cas où l’état du collaborateur nécessite de contacter le (….) qui prendra en charge le collaborateur et contactera si nécessaire les organismes spécialisés extérieurs (pompiers, SAMU, etc.) sur le lieu de travail.

En cas de pandémie de grippe ou autre maladie fortement contagieuse, les Collaborateurs sont tenus d’utiliser tous les moyens de protections individuelles ou collectives qui pourraient être mis à leur disposition par le Service de Médiation et de respecter strictement les consignes particulières définies à cet effet. Il appartient au personnel d’encadrement de s’assurer du respect, par les salariés placés sous son autorité, des consignes et instructions qui leur sont données, afin de garantir la sécurité et la santé de tous sur le lieu de travail.

Le Service, ou le chef de service, peut demander aux Collaborateurs de participer au rétablissement de conditions de travail protectrices de leur sécurité et leur santé, dès lors qu’elles apparaîtraient menacées.

Article 20

Droit de retrait et d’alerte

Tout collaborateur qui a un motif raisonnable de penser qu’une situation présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé ou celles d’autrui, doit avertir immédiatement le chef de service auquel il est subordonné, ou tout autre chef de service le cas échéant.

Il dispose en outre du droit de se retirer de sa situation de travail sans qu’aucune sanction ne puisse être prise à son encontre, ni aucune retenue opérée sur son salaire. La procédure et les dispositions à adopter dans cette situation ne sont pas subordonnées à la consignation écrite du danger.

Le Service administratif devra prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation.

Article 21

Visites médicales

Le Service de Médiation est tenu d’organiser au profit des Collaborateurs lors de leur embauche, des visites médicales sur le temps de travail, effectuées par le médecin de prévention professionnelle.

CINQUIÈME PARTIE : ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Article 22

Entrée en vigueur

Le présent règlement remplace celui entré en vigueur par décision n° … du … 

Il doit être porté à la connaissance de tous les Collaborateurs du Service de Médiation.

Il est en outre porté à la connaissance de tout nouvel embauché lors de la signature de son contrat de travail.

Article 23

Modifications du règlement intérieur

Toute modification ultérieure, adjonction ou retrait au présent règlement sera soumis à la même procédure que son entrée en vigueur.

Les modifications interviendront ainsi par l’adoption d’une nouvelle version du règlement intérieur sur décision du Service de Médiation.

SIXIÈME PARTIE : ANNEXES

ANNEXE 1

NATURE ET ÉCHELLE DES SANCTIONS

I. – Les Collaborateurs Salariés 

Les sanctions applicables aux Collaborateurs Salariés sont de quatre types :

– l’avertissement ;

– le blâme ;

– l’exclusion temporaire des fonctions avec retenue de traitement :

– pour une durée maximale de trois jours ;

– pour une durée de quatre jours à six mois pour les Collaborateurs recrutés pour une durée déterminée et de quatre jours à un an pour les Collaborateurs sous contrat à durée indéterminée ;

– le licenciement, sans préavis ni indemnité de licenciement.

La décision prononçant une sanction disciplinaire doit être motivée.

II. – Les Stagiaires 

Les sanctions applicables aux Stagiaires sont :

– l’avertissement ;

– le blâme ;

– l’exclusion temporaire.

Les sanctions mineures peuvent être prononcées sans avis préalable du conseil de discipline. 

L’exclusion temporaire de fonctions peut être assortie d’un sursis total ou partiel.

ANNEXE 2

HYGIÈNE – SÉCURITÉ – CONDITIONS DE TRAVAIL

I. – Définition et finalités des consignes de sécurité

Les consignes de sécurité ont pour but d’informer les Collaborateurs, de rappeler l’existence de risques sur la sécurité et la santé qui n’ont pu être totalement ou partiellement éliminés et de donner les instructions appropriées sur le comportement à avoir pour prévenir les risques professionnels, assurer sa propre sécurité et, le cas échéant, celle des autres.

Les consignes de sécurité doivent être claires, précises, sans équivoque, de façon à être comprises et appliquées par tous. Les consignes de sécurité peuvent être générales et applicables à l’ensemble de l’institution.

Les consignes de sécurité sont des adjonctions au règlement intérieur.

II. – Application des consignes de sécurité

Les consignes de sécurité font partie des instructions appropriées données aux personnels.

Le Service et les chefs de service doivent s’assurer de l’application et du respect effectifs des consignes de sécurité, dans les conditions prévues par le règlement intérieur.

Conformément aux instructions qui lui sont données par le Service administratif ou le chef de service, dans les conditions prévues au règlement intérieur, il incombe à chaque collaborateur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé, ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au sein du Service. Ces dispositions n’affectent pas le principe de responsabilité du service Administratif. 

Le refus par un salarié de respecter une consigne de sécurité constitue une faute, pouvant entraîner l’application des sanctions prévues à l’article 11 et dans la présente annexe.

A titre indicatif et non exhaustif, sont mentionnées ci-après par domaine, les principales mesures à mettre en œuvre pour préserver la santé et la sécurité du personnel au sein du Service, les consignes de sécurité générales et spécifiques qui doivent être communiquées aux personnels :

a) Formation à prévoir : dès l’entrée en fonction des Collaborateurs, en cas de risques nouveaux (liés à un changement de matériel ou à une transformation des locaux), en cas d’accidents ou de maladies professionnelles graves ou répétées, à la suite d’un arrêt de travail consécutif à un accident ;

b) Informations, instructions et formations des personnels portant sur : le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours, les dispositions à prendre en cas d’accident ou de sinistre, les responsabilités encourues.

– formations spécifiques : sécurité incendie, secourisme… ;

– affichage du numéro d’appel du médecin agréé fonction publique ;

– affichage du numéro d’appel de secours d’urgence , le 712 ;

c) Ambiance thermique – Aération et assainissement de l’air :

– modes d’utilisation des installations ;

– vérification régulière des installations de chauffage, de ventilation et de climatisation ;

– information sur les emplacements des distributeurs de boissons ou des fontaines à eau ;

d) Aménagement des locaux et des postes de travail informatiques :

– aménagement des espaces de travail : nettoyage régulier et adapté des postes de travail ;

– signalisation des zones de danger : ascenseur ;

e) Eclairage :

– vérification et entretien réguliers des installations ;

– signalisation des dispositifs d’éclairage de secours ;

– adaptation des modes d’éclairement à l’activité et au lieu de travail ;

f) Ecran des postes de travail informatique :

– interruption du temps de travail quotidien sur écran par des pauses spécifiques ou des changements d’activité ;

– adaptation des équipements informatiques et du mobilier à l’activité de travail ;

– information du personnel sur les différentes possibilités de réglage des équipements et du mobilier (réglages des chaises) ;

g) Electricité :

– vérification régulière des installations électriques ;

– signalisation et protection des cabines et armoires électriques ;

– conditions d’intervention du personnel de maintenance ;

– information sur les premiers soins à donner aux victimes d’accidents électriques ;

h) Entreprises extérieures :

– information du personnel en ce qui concerne :

– le secteur d’intervention des entreprises extérieures ;

– les modes d’accès des personnels extérieurs aux sanitaires, lieux de restauration ;

– l’organisation des secours ;

i) Incendie – Explosion :

– établissement d’un plan de prévention ;

– affichage de l’interdiction de fumer dans les locaux ;

– définition des moyens adéquats d’alerte, d’extinction et d’évacuation ;

– respect des dégagements réglementaires ;

– organisation d’exercices d’évacuation périodiques ;

– vérification régulière des moyens d’extinction ;

– information du personnel sur les mesures et comportements à adopter en cas d’incendie ou d’explosion.

III. – Registre de santé et de sécurité au sein du Service

Un registre de santé et de sécurité au sein du Service est mis à la disposition des Collaborateurs, pour recueillir toutes observations relatives à la prévention des risques professionnels et à l’amélioration des conditions de travail, ainsi que pour signaler les situations de danger grave et imminent.

En cas d’observations annotées, ce registre est visé par le Service administratif ou un chef de service qui indique les suites à donner.

Pour prendre connaissance dudit registre, il convient de se reporter à la page suivante.

ANNEXE 2

REGISTRE DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Date :

Heure :

Nom et prénom du collaborateur : 

Signature :

Observations et suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l’amélioration des conditions de travail :

Nom du responsable hiérarchique : 

Date : 

Signature :

Observations (éventuelles) par le responsable hiérarchique :

ANNEXE 3

CHARTE DE DÉONTOLOGIE DU SERVICE DE MÉDIATION 

Présentation

Le Service de Médiation est une autorité privée avec une double mission d’information ainsi que de règlement amiable des litiges impliquant les Salariés. 

Ce rôle implique que le Service et ses Collaborateurs doivent respecter un certain nombre de principes déontologiques lorsqu’ils exercent leurs fonctions. Ces règles s’imposent à eux pendant le service, mais certaines d’entre elles doivent également être respectées en-dehors du service. Enfin, certaines règles doivent être respectées après la cessation des fonctions.

Le but de cette charte est de présenter les différentes règles de déontologie applicables aux Collaborateurs du Service. 

PREMIÈRE PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES COMMUNES AU SERVICE DE MÉDIATION AINSI QU’AUX COLLABORATEURS DU SERVICE

Les règles présentées ici s’appliquent au médiateur, aux Collaborateurs, ainsi qu’aux collaborateurs et experts auxquels le Service peut éventuellement avoir recours.

Il appartient au médiateur, à le Service administratif, ainsi qu’à tout chef de service de veiller au respect de ces principes déontologiques, éventuellement après avis des représentants du personnel de la commission consultative paritaire.

De manière générale, le médiateur et les Collaborateurs de l’institution exercent leurs fonctions avec indépendance, impartialité, neutralité, intégrité et dignité. Les implications concrètes de ces principes sont développées ci-dessous.

Chapitre 1er : INDÉPENDANCE ET IMPARTIALITÉ

Les Collaborateurs du Service doivent adopter un comportement qui témoigne de cette indépendance : faire preuve d’indépendance signifie que le médiateur et ses Collaborateurs ne doivent pas recevoir ou solliciter d’instructions de la part d’entités extérieures, quelles qu’elles soient (gouvernement, entreprises, associations, particuliers…).

L’impartialité implique que le médiateur et ses Collaborateurs ne doivent pas favoriser une partie par rapport à une autre, et ce qu’ils agissent dans le cadre de la mission d’information du Service de Médiation, ou en matière de résolution des litiges.

Le médiateur et ses Collaborateurs doivent donc veiller à exercer leurs fonctions sans céder à une éventuelle pression extérieure et sans parti pris. Ceci doit se manifester dans leur comportement, qui ne doit pas les placer dans une situation qui pourrait faire naître un doute sur leur indépendance ou leur impartialité.

Le médiateur et ses Collaborateurs doivent donc prévenir ou faire cesser immédiatement tout conflit d’intérêts, défini par la loi comme toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés, et qui est de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif de ses fonctions.

A noter que l’intérêt personnel du médiateur ou du collaborateur du Service de Médiation englobe notamment tout avantage pour lui-même ou en faveur de sa famille, de parents, d’amis et de personnes proches.

Chapitre 2 : LE SECRET PROFESSIONNEL ET LA DISCRÉTION PROFESSIONNELLE

Le médiateur et les Collaborateurs du Service de Médiation sont tenus d’informer les consommateurs sur leurs droits car il s’agit d’une des deux missions que la loi assigne à l’institution. 

Ils sont également tenus de répondre aux personnes qui demandent à bénéficier du droit d’accès.

Toutefois, le médiateur et les Collaborateurs du Service de Médiation sont tenus au secret professionnel dans le cadre des règles instituées par le code pénal. Il s’agit d’empêcher la divulgation d’informations ayant un caractère personnel et secret, dont le médiateur et les Collaborateurs peuvent être dépositaires du fait de leurs fonctions. Ainsi, en est-il par exemple des informations sensibles relatives à la santé, au comportement, à la situation personnelle ou familiale d’une personne, à son patrimoine, etc.

Le procureur de la République doit être informé lorsqu’est constatée une violation du secret professionnel. Si elle donne lieu à une décision de justice, la violation du secret professionnel entraîne la cessation d’office des fonctions au Service de Médiation.

Par dérogation, le secret professionnel peut être levé sur autorisation de la personne concernée par l’information. Le secret professionnel doit également être levé dans tous les cas où la loi autorise ou impose la révélation de ce secret.

Au-delà de ces informations couvertes par le secret professionnel, le médiateur et les Collaborateurs du Service de Médiation sont liés par une obligation plus générale de discrétion professionnelle pour tous les faits, informations ou documents dont ils ont connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de leurs fonctions.

Cette obligation leur interdit de divulguer les éléments dont ils ont connaissance, c’est-à-dire de les dévoiler à l’extérieur de l’institution, par quelque moyen que ce soit (présentation publiques, conversations y compris téléphoniques, interviews, publications signées et anonymes, écrits et courriers électroniques, forums Internet et réseaux sociaux, etc.). Tel est notamment le cas du contenu des dossiers traités ou en cours de traitement au sein du Service de Médiation.

Il faut d’ailleurs rappeler que le processus de médiation est, en complément, soumis au principe de confidentialité, qui signifie que le contenu des échanges entre les parties (conversations téléphoniques, courriers, courriels, échanges sur la plateforme en ligne, documents transmis) ne doit pas être dévoilé dans une procédure judiciaire ultérieure, avec une exception : « Lorsque la révélation de l’existence ou la divulgation du contenu de l’accord issu de la médiation est nécessaire pour sa mise en œuvre ou son exécution ».

A noter que cette interdiction de divulgation ne s’applique pas aux éléments rendus publics par le Service de Médiation, dont notamment les recommandations génériques mises en ligne sur le site Internet de …. après anonymisation.

En dehors de ces cas, les Collaborateurs ne peuvent être déliés de leurs obligations que par décision expresse du médiateur ou du service Administratif de l’institution.

Chapitre 3 : LIBERTÉ D’EXPRESSION 

La liberté d’expression est une liberté fondamentale. Toutefois, la responsabilité du médiateur et des Collaborateurs du Service de Médiation dans l’exercice de leurs fonctions doit les conduire à faire preuve de retenue et de discernement dans l’expression de leurs opinions.

Le médiateur et les Collaborateurs doivent donc éviter tout ce qui pourrait porter atteinte à la dignité de leurs fonctions, à la capacité de les exercer, ou mettre en cause le fonctionnement normal, l’indépendance, l’impartialité ou la neutralité du Service de Médiation.

Lorsqu’ils sont conduits à s’exprimer publiquement au nom du Service de Médiation, les Collaborateurs veillent à recueillir au préalable l’autorisation du service Administratif.

Ce devoir de réserve s’applique à tous les Collaborateurs durant leur temps de service, mais également en dehors. Il est à noter que ce devoir s’apprécie plus ou moins rigoureusement selon la place dans la hiérarchie, les circonstances, les conditions et les formes d’expression. 

Elle est particulièrement forte pour le médiateur, la direction générale ainsi que pour l’équipe d’encadrement du Service. 

Ce devoir ne fait pas obstacle à l’exercice des droits politiques et syndicaux.

Chapitre 4 : OBLIGATIONS D’ABSTENTION

Le médiateur et les Collaborateurs du Service de Médiation doivent s’abstenir de participer au traitement des affaires et dossiers susceptibles de les placer en situation de conflit d’intérêts.

Cette obligation s’applique aux situations objectives dans lesquelles le médiateur ou le collaborateur a personnellement intérêt à ce qu’un dossier soit traité dans un sens donné dès lors qu’il est susceptible d’en retirer un avantage, pour lui-même ou ses proches. Elle s’applique également aux situations de nature à susciter, pour un observateur extérieur neutre, un doute raisonnable sur les mobiles réels du médiateur ou du collaborateur, sur son impartialité ou son indépendance, sans que l’éthique personnelle de ces derniers ne soit nécessairement en cause.

Le médiateur doit donc s’abstenir d’intervenir dans une affaire dans laquelle il a un intérêt. Il en est de même par exemple d’un collaborateur qui serait appelé à participer au choix de l’attributaire d’une mission ou d’une prestation alors qu’il aurait des intérêts dans l’une des entreprises candidates.

En pareil cas, le médiateur se déporte conformément aux délégations de signature publiées sur l’intranet. Quant aux Collaborateurs concernés, ceux-ci doivent procéder comme indiqué dans la troisième partie.

Chapitre 5 : PRISE ILLÉGALE D’INTÉRÊTS

Le médiateur et les Collaborateurs du Service de Médiation ne peuvent prendre, que ce soit par eux-mêmes ou par personne interposée, dans une entité dont l’activité est en relation avec les compétences et les missions, d’intérêts de nature à compromettre leur indépendance. Il s’agit du délit de prise illégale d’intérêts, qui signifie par exemple que le médiateur et les Collaborateurs :

• ne peuvent pas être membres des conseils d’administration d’opérateurs du secteur de … , ni diriger ou gérer une association de défense des consommateurs ;

– ne doivent pas détenir de parts sociales (actions…) d’opérateurs du secteur de … sauf dans le cadre de placements collectifs qu’ils ne gèrent pas directement (exemple : OPCVM, SICAV, FCP…).

Toutefois, le médiateur ou un collaborateur qui détiendrait, avant son intervention, des valeurs du secteur concerné , n’est pas tenu de s’en défaire lors de sa prise de fonctions au Service de Médiation. Il devra cependant s’abstenir de procéder à toute opération d’achat ou de revente de ces valeurs pendant la période où il est en mission.

Chapitre 6 : COMPORTEMENT À ADOPTER POUR LES CADEAUX REÇUS DANS L’EXERCICE DES FONCTIONS

Il convient d’attirer l’attention des Collaborateurs sur les cadeaux et autres avantages susceptibles d’être reçus de tiers dans l’exercice de leurs fonctions. Ceci pourrait en effet être susceptible d’influencer, ou de paraître influencer, le comportement de ceux qui en sont destinataires.

Le médiateur et ses Collaborateurs ne doivent donc pas, d’une manière générale :

– solliciter ou encourager les cadeaux, faveurs ou invitations, notamment en provenance d’associations de défense des consommateurs, d’entreprises du secteur concerné ou d’entreprises candidates à une procédure de mise en concurrence dans le cadre d’un marché ou d’une prestation ;

– accepter les cadeaux, faveurs ou invitations, qui peuvent influer ou paraître influer sur leur impartialité ou qui constitueraient la récompense ou paraîtraient constituer la récompense d’une décision à laquelle ils auraient personnellement concouru.

Les voyages (transport, hébergement et repas) peuvent en revanche être pris en charge par un organisme extérieur lorsque le médiateur ou un collaborateur est l’un des invités officiels d’une manifestation à laquelle il se rend dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, sur autorisation, respectivement du médiateur pour le Service administratif, et de cette dernière pour les Collaborateurs.

A titre dérogatoire, les cadeaux, faveurs ou invitations peuvent être acceptés s’ils ne dépassent pas cent euros toutes taxes comprises et s’ils ne sont pas répétitifs.

DEUXIÈME PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES SPÉCIFIQUES AU SERVICE DE MÉDIATION

Chapitre 1er : PENDANT L’EXERCICE DES MISSIONS 

Article 1er

Les incompatibilités

La fonction de médiateur est incompatible avec toute détention, directe ou indirecte, d’intérêts dans le secteur concerné.

Il est par ailleurs interdit d’être membre de plusieurs conseils d’administration de sociétés du secteur concerné.  

Article 2

Les obligations de déclaration

Le médiateur, de même que le Service administratif, doivent, dans les deux mois qui suivent leur entrée en fonctions, adresser au Service administratif une déclaration de situation patrimoniale et une déclaration d’intérêts. Ceci doit être renouvelé en cas de modification substantielle de la situation patrimoniale ou des intérêts.

Article 3

La gestion des instruments financiers détenus

La détention d’instruments financiers est également encadrée. Ces instruments doivent être gérés « (…) dans des conditions excluant tout droit de regard de leur part pendant la durée de leurs missions / fonctions ».

Chapitre 2 : APRÈS LA CESSATION DES FONCTIONS

Article 1er

Les incompatibilités

Au terme de sa mission, le médiateur ne peut occuper de position professionnelle au sein des entreprises dont il a eu à connaître, et ce pendant un délai de …. ans suivant la cessation de ses fonctions.

TROISIÈME PARTIE : LES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES SPÉCIFIQUES AUX COLLABORATEURS DU Service de Médiation

Chapitre 1er : PENDANT L’EXERCICE DES FONCTIONS

Article 1er

Obéissance hiérarchique

Les Collaborateurs doivent se conformer aux instructions de leurs supérieurs hiérarchiques.

Le pouvoir hiérarchique s’exerce à la fois sur l’activité du service (instructions du travail) et sur son organisation (missions du collaborateur). Les instructions peuvent être orales ou écrites. Cette obligation n’exonère cependant pas les Collaborateurs, qu’ils soient subordonnés ou responsables hiérarchiques, de leur responsabilité propre pour les tâches dont ils ont la charge.

Dans certaines situations, l’obligation d’obéissance peut être levée :

– lorsque l’ordre donné est manifestement illégal ou de nature à compromettre gravement un intérêt ;

– lorsqu’un collaborateur se trouve dans une situation de travail présentant un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé ;

– lorsque l’ordre donné porte atteinte à un droit reconnu par la loi (tel que le droit de grève par exemple) ;

– en cas de harcèlement, aucune sanction ne peut être appliquée à un collaborateur qui a subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement sexuel ou moral, qui formule un recours auprès d’un supérieur hiérarchique ou engage une action en justice contre de tels agissements ou qui témoigne ou relate de tels agissements.

Article 2

Expression publique

Tout collaborateur qui s’exprime publiquement, soit en faisant état de sa qualité de membre des services du Service de Médiation, soit en s’exprimant au nom du Service de Médiation, doit en avoir informé préalablement par la voie hiérarchique, ou en cas d’urgence le Service administratif, et avoir obtenu son accord.

S’il s’exprime à titre personnel, mais en faisant état de sa qualité de membre des services du Service de Médiation, il doit respecter le devoir de réserve et ne pas porter atteinte aux secrets protégés par la loi.

Article 3

Relations avec les médias

Les Collaborateurs ne peuvent répondre aux sollicitations des médias qu’après en avoir informé la direction de la Communication et avoir obtenu l’autorisation du service Administratif.

L’un de ces derniers leur indique la nature et la forme des informations qu’ils peuvent communiquer.

Article 4

Mandats électoraux des Collaborateurs du Service de Médiation

Il n’existe, pour les Collaborateurs du Service de Médiation, aucune limitation à l’exercice du droit de candidature à une élection professionnelle ou électorale.

Toutefois, il est interdit de faire état de sa qualité d’collaborateur du Service de Médiation lors d’une campagne ou à l’occasion de l’exercice d’un mandat électif, sauf lorsqu’une obligation de déclaration légale l’impose.

Article 5

Activités exercées à titre accessoire

Les Collaborateurs du Service de Médiation doivent consacrer l’intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leurs sont confiées, mais peuvent exercer à titre accessoire une activité privée lucrative, de quelque nature que ce soit.

Article 6

Procédure à suivre en cas de conflit d’intérêts

1. Situation de conflit d’intérêts :

1. Les Collaborateurs doivent veiller à faire cesser immédiatement ou à prévenir les situations de conflit d’intérêts dans lesquelles il pourrait se trouver.

Lorsqu’un collaborateur estime se situer en situation de conflit d’intérêts, il doit impérativement saisir son supérieur hiérarchique, qui doit confier le traitement du dossier ou l’élaboration de la décision à une autre personne. Le collaborateur peut également informer le référent déontologue auquel il est fait référence ci-après.

2. Droit de consulter un référent déontologue :

2. Tout collaborateur du Service de Médiation a le droit de consulter un référent déontologue, chargé de lui apporter tout conseil utile au respect des obligations et principes déontologiques. Le référent est désigné par le médiateur dans une décision portée à la connaissance des Collaborateurs.