Une question de preuve

L’absence de déclaration CNIL d’un système de géolocalisation d’un véhicule de société rend toute preuve sur la base dudit système, irrecevable devant les tribunaux. Dans cette affaire, un salarié a été licencié pour avoir eu un accident avec le véhicule de la société, lors d’un déplacement non professionnel.  Les données de géolocalisation avaient établi que le salarié avait utilisé le véhicule hors de ses tournées et à des fins personnelles.

Système de géolocalisation non déclaré

Les relevés de géolocalisation présentés par l’employeur ont été écartés des débats car le système n’avait pas fait l’objet d’une déclaration CNIL. Les griefs invoqués n’étant pas établis, le licenciement du salarié était donc dénué de cause réelle et sérieuse.

Préalablement à la mise en oeuvre d’un système de géolocalisation des véhicules de l’entreprise, l’employeur doit impérativement effectuer une déclaration préalable à la CNIL, consulter le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel et informer individuellement les salariés concernés sur la finalité du système, les données traitées, leur durée de conservation, les destinataires de ces données, leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition. Par ailleurs, le système de géolocalisation mis en place ne doit permettre la collecte d’informations sur les éventuels dépassements des limitations de vitesse ou sur toute autre infraction au code de la route ainsi que l’accès aux données issues de cette collecte à des tiers.

Il est constant que la CNIL n’autorise la géolocalisation que pour atteindre certaines finalités légitimes et le prohibe pour contrôler l’activité des salariés lorsque ceux-ci sont libres d’organiser leurs déplacements. Pour la Cour de cassation, un tel système ne peut être utilisé par l’employeur pour d’autres finalités que celles déclarées auprès de la CNIL et portées à la connaissance des salariés.

Conditions de mise en œuvre d’une géolocalisation

En l’absence d’un correspondant à la protection des données, une société souhaitant mettre en œuvre un dispositif de géolocalisation pourra recourir à la déclaration simplifiée de conformité à la norme n°51.  Des dispositifs de géolocalisation peuvent être installés dans des véhicules utilisés par des employés pour : i) Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule ; ii) Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (par exemple, avec un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol) ; iii) Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence ; iv) Suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen ; v) Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ; vi) Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’employeur.

Restent illégales, les utilisations suivantes : i) Contrôler le respect des limitations de vitesse ; ii) Contrôler un employé en permanence. En particulier, le dispositif ne pourra pas être utilisé dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (par exemple : VRP), pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat, pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause) … . iii) Calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà.

Une fois autorisé par la CNIL, le dispositif doit être porté à la connaissance des employés. Ces derniers doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées par l’outil (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc). Les employés doivent aussi pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de la localisation géographique en dehors du temps de travail.

Pour éviter notamment que des personnes non autorisées accèdent aux informations du dispositif, il est impératif de prendre des mesures de sécurité. Par exemple, l’accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe. Il faut également impérativement prévoir : i) Une politique d’habilitation ; ii) Une sécurisation des échanges ; iii) Une journalisation des accès aux données et des opérations effectuées ; iv) Une étude des risques sur la sécurité des données.

Sauf dérogation, les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Toutefois, elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

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