Déclaration CNIL d’un fichier Excel

Moyen de défense inédit pour une société contrôlée par l’URSSAF : l’absence de déclaration CNIL d’un fichier Excel sur la masse salariale de l’employeur. Ce moyen a néanmoins été rejeté par la Cour d’appel.  La société contrôlée reprochait à l’URSSAF d’avoir établi des tableaux Excel qui sont selon elle, auraient dû être soumis à la CNIL.

Contenu du fichier Excel

L’inspecteur du recouvrement avait simplement établi un document sur un support papier détaillant le redressement opéré présentant celui-ci sous forme de tableau avec les différentes rubriques: nom du salarié, période d’emploi, salaire brut, rémunération et SMIC à prendre en compte pour le calcul de la réduction sur chaque période, montant de la réduction qui aurait dû être appliquée, montant de la réduction fait par l’employeur.

Dispense de déclaration CNIL

L’article 22 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978, tel que modifié par la loi 2004-801 du 6 août 2004 impose une déclaration auprès de la CNIL des traitements automatisés de données à caractère personnel. Toutefois, dans une délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004, la CNIL a dispensé de déclaration les traitements de données à caractère personnel qui répondent à des conditions tenant à leur finalité (article 2) et à la nature des informations traitées et plus particulièrement :

1- lorsque le traitement des données a pour seules fonctions : a) Le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables ; b) La réalisation des opérations résultant de dispositions légales, de conventions collectives ou de stipulations contractuelles concernant :

– les déclarations à l’administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance ;

– le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source

2 – lorsque les données sont seulement notamment relatives à l’identité des salariés et aux éléments de rémunération.

Sont notamment destinataires de ces données les organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir.

Cette dispense relative aux données salariales avait été prise par la CNIL parce qu’elle estimait en application de l’article 24 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 qu’il s’agissait de traitements extrêmement courants et qui ne sont pas susceptibles dans le cadre de leur utilisation régulière de porter atteinte à la vie privée des salariés.

En l’espèce, il apparaissait que l’URSSAF avait simplement utilisé le fichier existant de la société contrôlée relatif aux rémunérations versées aux salariés sans y apporter de donnée nouvelle relative à ces derniers, elle en a simplement fait une analyse critique et une exploitation présentées dans un tableau Excel, à destination exclusive de ses services et de l’employeur.

C’est donc à bon droit que les juges ont estimé que l’URSSAF était dispensée de déclarer auprès de la CNIL le fichier établi par l’employeur avec ses annotations et observations. A noter que la société n’a pas saisi la CNIL qui aurait seule pu constater l’irrégularité de ce fichier.

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