Contrat de Maintenance de Matériel

Description

CONTRAT DE MAINTENANCE DE MATERIEL : DES CLAUSES A RISQUE     

 

Contrat de Maintenance de Matériel à télécharger. Ce contrat est un contrat de prestation de service qui encadre de nombreuses clauses complexes. Il peut être associé à un contrat d’achat de matériel avec ou sans location financière. Le Contrat de Maintenance de Matériel peut être utilisé pour tout type de matériel (outils, machines outils, produits manufacturés, matériel informatique …). Il est conclu entre un Prestataire et son Client aux fins d’encadrer une prestation de maintenance curative ou corrective avec assistance sur Site ou à distance. Ce Contrat de Maintenance de matériel stipule toutes les clauses sensibles de la prestation et notamment celles relatives aux obligations du Prestataire, aux conditions de facturation (forfaitaire ou horaire), aux modalités pratiques  d’intervention, aux besoins du Client, au Service Level Agreement (qualité de service, délais …) …  Ce modèle de Contrat de Maintenance de Matériel stipule toutes les Définitions contractuelles nécessaires. A titre d’exemple :  

 

1.1. Client : personne physique majeure ayant la pleine capacité juridique lors de la souscription et pendant toute la durée du contrat.

 

1.2. Contrat: désigne le Contrat de Maintenance du Matériel ainsi que l’ensemble de la Documentation tarifaire et des éventuelles Conditions particulières. Ces documents sont remis au Client qui déclare les avoir reçus, lus et acceptés préalablement à la signature ou à l’acceptation du Contrat par voie de communication électronique, par voie postale ou en boutique exploitée par le Prestataire.

 

1.3. Matériel : équipements loués par la Société au Client selon l’offre et les caractéristiques présentées au Bon de commande et dans la Documentation tarifaire.

 

1.4. Service (s) optionnel(s) : désigne individuellement ou collectivement les services suivants : la location, l’installation et le paramétrage du Matériel.

 

1.5. Service Clients: ensemble de services d’assistance technique ou commerciale mis à disposition par la Société aux coordonnées suivantes : Service client …..ou par téléphone au ….. (prix d’un appel local depuis un poste fixe) tous les jours de …. Heures à ……. Heures

 

1.6. Documentation tarifaire : s’entend de la brochure tarifaire et des fiches promotionnelles récapitulant les tarifs en vigueur pour les services souscrits par le Client et communiqués préalablement à l’acceptation de l’offre de maintenance. La Documentation tarifaire est régulièrement mise à jour et disponible à tout moment sur le site de la Société ou dans les points de vente / boutiques de la Société.

 

 

OBJET DE LA PRESTATION DE MAINTENANCE DE MATERIEL

 

 

2.1. Le Contrat de Maintenance de Matériel  et ses annexes ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire, à la demande du Client intervient à distance et/ou dans les locaux du Client (« Site »)  pour assurer des prestations de maintenance préventive, curative et évolutive sur le Matériel listé en annexe des présentes.

 

 

EXPRESSION DES BESOINS DU CLIENT

 

3.1. Objectifs du Client

 

Le Client fait part aux Prestataire de son objectif de se désengager totalement ou partiellement de tâches de maintenance courantes de son Matériel et d’obtenir une assistance à distance ou sur Site. Le Client souhaite disposer d’un Service à haute réactivité, facilement accessible, professionnel et conforme à l’état de l’art en matière de prestations de maintenance.  De façon générale, le Client souhaite également disposer d’une prestation qui peut être contrôlée  en termes de coûts et de réalisation, notamment par le recours à des outils de suivi des interventions de maintenance.      

 

 

CARACTERISTIQUES DU MATERIEL

 

 

4.1. Le Client a fait part au Prestataire des informations suivantes : 

 

–     Configuration par défaut du Matériel conforme à la Notice constructeur : Oui / Non   

–     Modifications substantielles opérées sur le Matériel : Oui / Non    

–     Câblage et accessoires en bon état : Oui / Non

 

4.2. Le Client déclare que le Matériel est conforme à la réglementation en vigueur, accompagné des accessoires nécessaires à son utilisation ainsi qu’un Guide d’Usage. 

 

 

PERIMETRE D’INTERVENTION DU PRESTATAIRE

 

 

5.1. Les interventions techniques du Prestataire sont de nature préventive, curative et évolutive, elles portent sur les volets suivants (cocher les options) : 

 

–         Dépannage et maintenance

–         Remplacement du Matériel et de ses accessoires

–         Réparation sur Site ou en retour atelier

–         Réglage et configuration

–         Réinstallation

–         Amélioration des performances

–         Connectivité

–         Mises à niveau / Upgrade

–         Supervision et contrôle de bon fonctionnement 

–         Conseil sur l’évolutivité 

 

A ce titre, le service d’assistance comprend les opérations suivantes :

 

–         Recherche de pannes et anomalies sur Site,

–         Assistance et interventions matérielles sur Site,

–         Assistance à distance

–         Rapatriement du Matériel en atelier en cas de besoin  

 

Le service d’assistance ne comprend pas les opérations suivantes :

 

–         Vérification et entretien régulier de l’environnement physique du Matériel (locaux, climatisation, électricité)

–         Fournitures de consommables 

–         Achat de licences de logiciels nécessaires au fonctionnement du Matériel 

 

5.2. Au sens des présentes, le Prestataire propose, pour chaque intervention de maintenance, une intervention en trois (3) étapes :

 

1.      Audit du besoin du Client
2.      Choix des modalités d’intervention (à distance, sur Site) 
3.      Intervention technique (Fiche d’intervention)

 

La validation des interventions techniques du Prestataire est matérialisée par la signature de la Fiche d’intervention annexée aux présentes.  

 

5.3. Sur le volet de la maintenance préventive, le Prestataire, de façon systématique, à périodicité fixe, effectuera sur Site une mesure de la qualité de fonctionnement du Matériel. Au moins, une fois l’an, le Prestataire devra fournir au Client, un rapport d’anomalies décrivant précisément les causes des pannes constatées et les actions de correction prises en charge.  Le Prestataire, lors de visites annuelles, procède à l’analyse du bon fonctionnement du Matériel en étudiant avec l’équipe du Client, les journaux des évènements et des anomalies. Le Prestataire proposera le cas échéant, des actions préventives destinées à améliorer le fonctionnement global du Matériel.

 

5.4. Sur le volet de la maintenance évolutive, les prestations suivantes seront chiffrées et pourront être réalisées, en fonction des besoins, dans le cadre du présent contrat de maintenance :

 

Assistance et conseils sur l’évolution du Matériel et analyse : 

 

–         De nouveaux besoins

–         De nouvelles fonctionnalités

–         Des évolutions des versions du Matériel

 

Cette mission sera chiffrée sous la forme d’une facturation horaire telle que fixée en annexe des présentes.

 

5.5. En cas d’évolution du Matériel, le Prestataire assurera des prestations de transfert de compétences à destination  du Client. Cette mission sera chiffrée sur la base d’un devis distinct. 

 

5.6. Le Prestataire délègue auprès du Client, un technicien préposé chargé de veiller à la bonne exécution des conditions de Maintenance convenues. Le Client s’engage à prendre en compte les observations formulées quant à l’entreposage et à l’utilisation du Matériel. 

 

5.7. Le Prestataire procède à toutes les opérations courantes d’entretien, de nettoyage et de vérification du Matériel et de ses accessoires. Le Prestataire est tenu d’informer le Client sur la nécessité de remplacer les pièces présentant une usure importante et/ou rendant le Matériel inutilisable ou …

 

 

MAINTENANCE ET DYSFONCTIONNEMENTS DE MATERIEL

Indépendamment de la conclusion d’un Contrat de Maintenance de Matériel, en présence de dysfonctionnements réguliers sur un matériel loué (serveur informatique ou autres), une société est en droit de résilier son contrat de location, sous certaines conditions. Ce droit joue également en présence d’une interdépendance de contrats (exemple : location assortie d’une option d’achat financé par un établissement financier). Les contrats concomitants ou successifs qui s’inscrivent dans une opération incluant une location financière, sont interdépendants. Sont ainsi réputées non écrites les clauses des contrats inconciliables avec cette interdépendance. Le principe posé reste celui du caractère obligatoire des contrats (« Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites. Elles ne peuvent être révoquées que de leur consentement mutuel, ou pour des causes que la loi autorise. Elles doivent être exécutées de bonne foi. »).  Toutefois, la suspension du paiement des loyers de location pourra intervenir  si les dysfonctionnements présentent un certain degré de gravité. Dans une affaire jugée récemment, le client justifiait de nombreux dysfonctionnements affectant les matériels mis à disposition (61 interventions du prestataire sur une période de 27 mois). Le client avait eu à subir à de multiples reprises des problèmes généralisés affectant l’ensemble de certaines catégories d’équipements (connexions internet …). Compte tenu de la répétition, l’importance et la gravité de l’inexécution d’obligations contractuelles essentielles du prestataire (mise à disposition et maintenance de matériels en état de fonctionnement), le client était en droit de suspendre le paiement de ses loyers en application du principe d’exception d’inexécution. Pour faire face à ce type de problèmes, dans la majorité des Conditions générales, une clause stipule qu’« à la fin du contrat, quel qu’en soit la cause, le locataire doit, en cas de résiliation, payer à titre de provision sur indemnité, le montant toutes taxes comprises des loyers restants à courir jusqu’à latin du contrat alors applicable, étant entendu que tous les montants réglés antérieurement restent acquis au Prestataire. En cas de défaut de paiement spontané par le Client, ce dernier a l’obligation de s’acquitter d’une pénalité forfaitaire égale à 15% de toutes les sommes dues ».

Les effets de cette clause de pénalité peuvent être limités par les juges. En effet, en vertu de l’article 1226 (ancien) du code civil : « La clause pénale est celle par laquelle une personne, pour assurer l’exécution d’une convention, s’engage à quelque chose en cas d’inexécution ».  L’indemnité de résiliation anticipée et la pénalité forfaitairement déterminées constituent un dédommagement forfaitaire, ces deux indemnités revêtent les caractéristiques d’une clause pénale que le juge peut modérer. En effet, selon l’article 1152-2 (ancien) du code civil, le juge peut, même d’office, modérer ou augmenter la peine qui avait été convenue, si elle est manifestement excessive ou dérisoire (toute clause contraire est réputée non écrite). Dans cette affaire, le Tribunal de commerce, usant de son pouvoir de modération, a réduit le montant forfaitaire de la clause pénale (170 K€) à 1 € à titre symbolique.

 

LOCATION DE MATERIEL : L’OPPOSABILITÉ DE LA CLAUSE LIMITATIVE DE RESPONSABILITÉ

 

Attention toutefois au préjudice réel subi par le client. En présence de dysfonctionnements, le prestataire pourra opposer au client, une clause limitative de responsabilité (exemple) : « Le prestataire est tenu par une obligation de moyens et non de résultat. Le prestataire exclut la réparation à quelque titre que ce soit des dommages indirects, notamment en cas de perte de profits, de revenus, de clientèle, de prospects, de chance et ou de réputation. En tout état de cause, la responsabilité du prestataire ne pourra en aucun cas excéder, toutes causes confondues, le montant correspondant au six (6) derniers mois de loyer payés par le locataire ».  

 

Dans une autre affaire jugée récemment, la société C. a vendu une imprimante professionnelle (révisée) à la société D. qui, l’a loué à la société H.. La société H. a demandé à la société C. d’intervenir pour des dysfonctionnements et a adressé la facture à la société D. Un contrat de maintenance a ensuite été passé entre les sociétés C. et D. La société D. n’ayant pas réglé une facture de maintenance, la société C. a obtenu une injonction de payer. La société D. a formé opposition. En appel, les juges ont annulé l’ordonnance et rejeté les demandes en paiement de la société C. Les juges d’appel, confortés par la Cour de cassation, ont considéré que la société C. qui avait procédé à la remise en état de l’imprimante, avait une obligation de résultat qui s’étendait à toutes les pièces de l’imprimante qui se devait de fonctionner correctement. Cette solution est applicable à tout type de matériel.     

 

Description de ce modèle de Contrat de Maintenance de Matériel :  

– Format : Word 
– Téléchargement immédiat : oui
– 14 pages 
– Mise à jour : Oui 
– Modifiable librement : Oui 
– Revente / Publication : interdite